1. COLLECTE ET UTILISATION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
1.1 Moyens par lesquels les renseignements personnels sont recueillis
Les renseignements personnels recueillis par la clinique nous sont fournis directement par vous, verbalement ou par la complétion de champs vides sur différentes pages Web ou sur différents formulaires, soit notamment, lorsque :
- vous téléphonez pour prendre un rendez-vous;
- vous utilisez notre site Web pour prendre contact avec nous
- vous lorsque vous vous connectez à votre profil pour accéder à la plateforme pour votre programme d’exercices;
- vous communiquez par téléphone ou par courriel avec nos adjointe ou agente de notre service à la clientèle;
- vous créez et utilisez votre compte portail client en ligne pour les cliniques qui permettent la prise de rendez-vous en ligne;
- vous visitez l’une de nos cliniques Axo en personne que ce soit pour prendre contact ou pour venir à votre rendez-vous de consultation;
- vous naviguez sur notre site Web, par l’intermédiaire des témoins de connexion (« cookies »);
- vous complétez des sondages, des études ou des formulaires de participation à des études;
- vous vous inscrivez aux communications par courriel ou par texto de la clinique (pour la communication pour la confirmation de RDV, pour l’envoie de formulaire);
- vous communiquez avec nous pour formuler un commentaire, une question ou une plainte ou lorsqu’un événement ou incident survient dans l’un de nos établissements;
- vous soumettez une demande d’emploi.
1.2 Consentement
La collecte de certains renseignements personnels est soumise à des consentements spécifiques. La Clinique Axo Physio s’engage à n’utiliser que les renseignements personnels nécessaires et aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Dans l’éventualité où la clinique Axo voudrait utiliser vos renseignements personnels pour une autre fin que celle décrite dans la Politique, nous devrons obtenir votre consentement préalablement.
Si vous décidez de refuser ou de retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou au partage de vos renseignements personnels, la clinique vous transmettra l’information pertinente vous expliquant les conséquences de ce retrait. Notez toutefois que si vous refusez que la clinique recueille certains renseignements personnels essentiels (telles que vos coordonnées), nous pourrions ne pas être en mesure de vous fournir les produits ou les services demandés.
1.3 Gestion de vos préférences
En tout temps, vous pouvez communiquer avec la Clinique Axo afin de mettre à jour vos renseignements personnels, modifier ou supprimer certains renseignements recueillis, en communiquant par téléphone avec nos adjointse et agentes au service clients ou en nous transmettant la demande par courriel. Le email principale de votre clinique Axo est disponible sur le site web. Le email général peut aussi être utilisé, soit admin@axophysio.com. Selon votre demande un formulaire pourrait devoir être rempli.
Pour les clients qui ont ouvert un dossier dans le portail client en ligne, en tout temps, en vous connectant directement à votre compte de la clinique vous pouvez consulter votre profil, gérer vos réservations de rendez-vous et modifier vos préférences d’abonnements à certains courriels envoyés par la Clinique. Un délai peut s’appliquer afin que vos préférences d’abonnements soient mises à jour.
1.4 Catégories de renseignements personnels
La Clinique Axo Physio a regroupé, sous forme de catégories, les renseignements personnels qu’elle peut recueillir auprès de vous ainsi que les fins pour lesquelles ils sont collectés1
| Catégories de renseignements | Exemples de renseignements2 | Fins pour lesquelles vos renseignements sont collectés |
| 1. Renseignements d’identification | · Nom et prénom
· Adresse électronique et postale · Numéro de téléphone |
· Être en mesure de vous servir et vous offrir les produits et services demandés
· Vous communiquer les informations importantes relatives à votre rendez-vous ou aux services demandés · Vous transmettre des sondages suivant votre visite ou l’utilisation de nos services pour évaluer votre niveau de satisfaction ainsi que d’autres éléments relatifs à la qualité de votre expérience client · Vous contacter ou vous envoyer des avis importants relatifs à votre sécurité ou à l’accessibilité de nos cliniques (incident majeur, interruption de services, etc.) · Vous ouvrir un dossier client Axo · Vous transmettre des communications en lien avec les services demandés · Effectuer des études, des analyses ou produire des statistiques3 |
| 2. Renseignements de paiement | · Informations de facturation et numéro de carte de crédit ou débit
· No adhérent et de dossier avec votre compagnie d’assurance s’il y a lieu · No dossier et NAM en lien avec un agent payeur tel que la CNESST, SAAQ, IVAC |
· Permettre de compléter le paiement du produit ou service demandé |
| 3. Renseignements sur vos préférences de communications | · Informations sur vos abonnements à nos communications
· Informations sur les produits et services achetés · Réponses aux sondages ou aux études3 |
· Analyser et comprendre les différents profils, comportements d’achat et besoins de notre clientèle
· Vous transmettre des communications utiles et pertinentes selon votre profil et vos préférences · Bonifier votre expérience client et améliorer nos produits et services et contenus |
| 4. Renseignements sur votre utilisation de notre site Web ou application | · Renseignements recueillis par le biais de témoins de connexion (« cookies »)
· Préférence de navigation (langue, province) · Parcours et historique de navigation sur nos sites Web ou applications · Adresse IP · Renseignements relatifs à votre appareil, système d’exploitation ou navigateur |
· Assurer le bon fonctionnement de nos sites Web
· Faciliter la navigation · Analyser les données de navigation · Vous proposer des offres et des contenus publicitaires ciblés · Mesurer la performance des campagnes publicitaires sur le Web |
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5. Renseignements lorsque vous consultez pour un de nos services en réadaptation telles que : · phyiosthérapie · ergothérapie · kinésiologie · massothérapie · ostéopathie · acupunture |
· Âge
· Nom(s) du ou des tuteurs (si enfant de moins de 14ans) · Contact(s) en cas d’urgence · Allergie(s) et médicament(s) · Antécédents médicaux · Historique de votre condition · Examen subjectif et objectif de votre condition |
· Assurer votre sécurité
· Transmettre certaines informations essentielles aux services de secours, lorsque requis · Contacter les personnes identifiées en cas d’urgence · Émettre une impression clinique en lien avec la profession · Établir un plan d’intervention adapté à votre situation/condition · Valider l’évolution de la condition afin d’adapter le plan d’intervention au besoin |
| 6. Renseignements lorsque survient un événement ou un incident dans l’un de nos établissements (vol, accident, etc.) | · Âge
· Sexe · Langue(s) parlée(s) · Description et condition physique et/ou psychologique · Antécédents médicaux · Autres renseignements pertinents qui concernent l’événement ou l’incident |
· Documenter l’événement ou l’incident
· Prendre les mesures nécessaires afin de gérer l’événement ou l’incident |
| 7. Renseignements concernant une question, un commentaire ou une plainte | · Renseignements que vous nous partagez concernant votre question, votre commentaire ou votre plainte | · Répondre à votre question, votre commentaire ou votre plainte |
| 8. Renseignements de fournisseurs externes ou de clients corporatifs | · Numéro d’assurance sociale (fournisseur : CNESST et SAAQ)
· Spécimen de chèque ou coordonnées bancaires (fournisseur) · Informations de paiement (numéro de dossier d’adhérent lorsque le service est payé par assureur) |
· Identifier et effectuer le paiement au fournisseur
· Produire les relevés fiscaux ou toute documentation requise en vertu des lois applicables |
| 9. Renseignements lorsque vous déposez votre candidature pour un poste dans une des cliniques Axo Physio | · Votre curriculum vitae, comprenant les renseignements personnels que vous y écrivez | · Analyser et traiter votre candidature |
| 1 Veuillez prendre note que si certaines catégories ne vous sont pas applicables, la clinique Axo Physio ne recueille pas les renseignements personnels qui y sont associés. De plus, plusieurs catégories de renseignements personnels peuvent s’appliquer. 2 Certains renseignements personnels compris dans chaque catégorie de renseignements sont susceptibles d’être communiqués à des tiers ou aux personnes autorisées à les recevoir en vertu de la loi, et ce, pour les fins indiquées au présent tableau. 3 Les renseignements personnels utilisés pour des fins d’études, d’analyses ou de production de statistiques sont dépersonnalisés, c’est-à-dire qu’il n’est plus possible de vous identifier directement. |
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1.5 Accès à vos renseignements personnels
Les renseignements personnels recueillis par la clinique Axo Physio sont accessibles à nos employés ou représentants qui en ont besoin dans l’exercice de leurs fonctions. Les employés ou représentants doivent en tout temps en assurer la confidentialité et doivent suivre régulièrement des formations et des activités de sensibilisation en matière de sécurité et de protection des renseignements personnels.
Au besoin vous pouvez faire la demande DEMANDE D’ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS COLLECTÉS, UTILISÉS, CONSERVÉS, PARTAGÉS ET COMMUNIQUÉS en remplissant le formulaire adéquat.
2. COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Il est possible que la clinique Axo Physio partage vos renseignements personnels avec des tiers, des fournisseurs de service ou des partenaires dans le cadre de ses activités et de sa mission.
2.1 Communication avec les agents payeurs
Les cliniques Axo Physio peut communiquer vos renseignements personnels à des organismes payeurs externes qui prennent en charge le paiement des services pour lesquels vous consultez. Notamment, la CNESST pour les accidentés du travail, la SAAQ pour les victimes d’un accident de la route, l’IVAC pour les victimes d’un acte criminel, les FAC (forces armée canadiennes) dans le cas d’un militaire actif, Lifemark dans le cas du programme PRSVC, un assureur privé ou un service de PAE (Programme d’aide aux employés).
Les renseignement fournis concernent uniquement les renseignement nécessaires à cet organisme dans le traitement de votre dossier et qui sont permis selon les lois en vigueurs et le respect des ordres professionnels.
2.2 Communication à nos fournisseurs et partenaires
La clinique Axo Physio peut communiquer vos renseignements personnels à ses fournisseurs de services ou à ses partenaires.
Certaines communications requièrent votre consentement. Toutefois, certains renseignements personnels pourraient être communiqués à des fournisseurs sans votre consentement, et ce, conformément à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, lorsque cette communication est nécessaire à l’exercice d’un mandat ou à l’exécution d’un contrat de service ou d’entreprise confié par la clinique Axo Physio concernée. Ces fournisseurs utilisent vos renseignements personnels uniquement pour fournir les services retenus, lesquels sont liés aux objets décrits à la présente Politique.
Par exemple, il est possible que la clinique Axo Physio communique vos renseignements personnels aux fournisseurs suivants :
- Fournisseurs pour le traitement des appels et des réservations;
- Fournisseurs de services pour le traitement des paiements;
- Fournisseurs pour la gestion des communications, des courriels et des témoins de connexion;
- Fournisseurs de services répondant à nos besoins de commercialisation;
- Fournisseurs pour des sondages de satisfaction et d’autres études;
- Fournisseurs de services et de produits informatiques;
- Services infonuagiques, d’hébergement Web et de traitement de données;
- Services juridiques;
- Fournisseurs de logiciel d’acquisition de talents;
- Fournisseur de service de comptabilité et de tenu de la paye;
- Fournisseurs de services pour la gestion de la relation client (traitement des plaintes, commentaires ou questions).
Lorsque la clinique Axo Physio communique vos renseignements personnels à ces fournisseurs, elle s’assure que les contrats comportent les clauses de protection nécessaires afin de s’assurer de la confidentialité de vos renseignements personnels.
2.3 Communication aux autorités et autres organismes
Dans certaines situations spécifiques, il est possible que la clinique Axo Physio doive communiquer, sans votre consentement, vos renseignements personnels, notamment dans les cas suivants :
- Aux autorités réglementaires, ministères ou organismes gouvernementaux qui nous le demandent en vertu de pouvoirs qui leur sont accordés par la loi ou lorsque ces renseignements sont nécessaires à l’application d’une loi;
- Aux services policiers si ces renseignements sont nécessaires à une enquête qu’ils mènent ou si ces renseignements sont visés par un mandat de perquisition ou une ordonnance de communication;
- Dans la mesure prévue ou requise par la loi, conformément à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.
2.4 Communications à l’extérieur du Québec
Certains de vos renseignements personnels peuvent être communiqués ou conservés à l’extérieur du Québec par la clinique Axo Physio ou par une personne ou un organisme à qui la clinique Axo Physio peut confier la tâche de recueillir, d’utiliser, de communiquer ou de conserver de tels renseignements.
Dans un tel cas, la clinique Axo Physio s’assure que vos renseignements personnels bénéficient d’une protection adéquate, notamment au regard des principes de protection des renseignements personnels généralement reconnus et jugés raisonnables dans les circonstances.
3. CONSERVATION ET DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
3.1 Conservation des renseignements personnels
Les renseignements personnels détenus par la clinique Axo physio sont conservés sur des serveurs sécurisés qui se trouvent habituellement au Canada. Il est toutefois possible que la clinique Axo Physio retienne les services de fournisseurs situés à l’extérieur du pays.
La clinique Axo Physio conserve vos renseignements personnels de manière sécuritaire tant et aussi longtemps qu’elle les utilise afin de mener ses activités, accomplir sa mission et vous offrir ses services. La clinique Axo Physio les conservera conformément aux périodes prévues au code de déontologie ainsi que selon les lois et règlements du Gouvernement du Québec et du Canada en vigueur. Ces délais sont prévus notamment pour permettre à la clinique de se conformer à certaines exigences législatives ou réglementaires ou pour produire ces renseignements en preuve, dans l’éventualité où la clinique serait partie à une réclamation ou à une poursuite.
3.2 Destruction des renseignements personnels
Une fois la durée de vie des renseignements personnels atteinte, la clinique Axo Physio s’assure de les détruire ou de les anonymiser. La destruction ou l’anonymisation s’effectue de manière sécuritaire, selon les meilleures pratiques applicables.
MESURES DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENT PERSONNELS
La clinique Axo Physio est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle détient. Elle met en place des mesures de sécurité propres à assurer la protection de vos renseignements personnels collectés, utilisés, communiqués, conservés et détruits.
La clinique Axo Physio a notamment mis en place les mesures de protection suivantes :
| Mesures de protection physiques | · Système de contrôle des clés
· Verrouillage des classeurs et des locaux · Système d’alarme dans plusieurs établissements |
| Mesures de protection informatiques | · Sécurisation de toutes composantes informatiques
(postes, serveurs, réseau, etc.) selon les meilleures pratiques du marché · Mot de passe sur tous les postes de travail pour l’accès à toute information, localement et à distance · Authentification multifacteur · Gestion des accès · Surveillance et contrôle pour la prévention et la détection d’activités suspectes |
| Mesures de protection liées aux employés | · Code d’éthique et de déontologie
· Guide de cybersécurité · Activités de formation et de sensibilisation obligatoires · Processus de gestion des incidents de confidentialité et de sécurité |
5. DEMANDE D’ACCÈS ET RECTIFICATION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Vous pouvez en tout temps vous adresser aux responsables de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels, pour toute demande d’accès à l’information concernant des documents détenus par la clinique Axo Physio ou concernant vos renseignements personnels.
Vous pouvez consulter les renseignements personnels que la clinique Axo Physio a recueillis vous concernant, nous demander de les mettre à jour ou de les corriger. Pour ce faire, vous pouvez adresser votre demande par écrit et la transmettre aux personnes responsables de l’application de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels à la clinique Axo Physio qui vous concerne soit :
| Responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels : | |
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Cliniques |
RESPONSABLE (PRPRP) |
| Mailloux | Julie Pelletier
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| Courville | Lyne Martel |
| Montagne-des-Roches | Audrey Pageau
|
| St-Émile | Audrey Pageau
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| Des Carrières | Sébastien Alie |
| Donnacona | Valérie Julien
|
| Pont-Rouge | Évelyne Bérubé
|
| Ancienne-Lorette | Mylène Lemay
|
| Notre-Dame-des-Laurentides | Geneviève Laviolette |
| St-Romuald | Olivier Picard Pageau |
| Val-Bélair | Julie Pelletier
|
| GAP (Groupe Axo Physio) | Julie Pelletier |
6. TRAITEMENT DES PLAINTES ET QUESTIONS
Dans un souci d’améliorer constamment la qualité de ses services, la clinique Axo Physio accorde une grande importance aux plaintes et aux commentaires de sa clientèle. Pour formuler une plainte relative à la protection des renseignements personnels, nous vous invitons à écrire à l’adresse courriel suivante : admin@axophysio.com
Si vous avez des questions à poser au sujet de la présente Politique ou sur nos pratiques de traitement des renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec nous par courriel ou par la poste aux coordonnées suivantes :
Groupe Axo Physio
1900 avenue Mailloux, suite 150
Québec (Québec) G1J 5B9
Courriel : admin@axophysio.com
7. MODIFICATION DE LA POLITIQUE
La clinique Axo Physio se réserve en tout temps le droit de modifier la Politique lorsque nécessaire afin de refléter les changements importants survenus dans son environnement interne et externe.
Les changements sont en vigueur à la date de mise à jour indiquée ci-dessous.
Nous vous invitons à consulter la Politique régulièrement afin de vous assurer de prendre connaissance de la version la plus récente.
Dernière mise à jour de la Politique : 22 septembre 2023